NMA: „Podstawą sprawnego zarządzania wsparciem — współpraca”

W ciągu ponad 20 lat działalność Krajowej Agencji Płatniczej (lit. NMA) znacznie się rozszerzyła, ilość pracy szybko rosła, dlatego nie brakowało wyzwań. Niemniej jednak NMA ma jasne priorytety — we współpracy z partnerami społecznymi i klientami, Ministerstwem Rolnictwa oraz podległymi mu instytucjami zapewnia szybką, wysokiej jakości, płynną i przejrzystą dystrybucję środków wsparcia. Szef NMA Aleksandras Muzikevičius stanowczo określa kierunek działań agencji: „Głównym celem naszej organizacji jest zrobienie wszystkiego, aby klient był zadowolony z naszych usług, otrzymał terminową i wysokiej jakości pomoc od kompetentnych pracowników NMA, a świadczenie wsparcia nie utknęło i dotarło do wnioskodawcy tak szybko, jak to możliwe”.

Rolnik w polu zasianym pszenicą.
NMA nadal rozwija możliwości usług elektronicznych. Klienci NMA już mieli możliwość ocenić korzyści płynące z dokumentów dostarczanych elektronicznie

Mniej biurokracji — łatwiejszy dostęp do wsparcia

NMA ma na celu coroczne zmniejszanie obciążeń administracyjnych poprzez udzielanie wsparcia w ramach środków Litewskiego Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 (PROW). Szef NMA A. Muzikevičius poważnie traktuje wszelkie wysiłki związane ze zmniejszeniem obciążeń administracyjnych: „Od lat jest to jeden z najważniejszych priorytetów działalności NMA, przecież nadmierna korespondencja, skupianie uwagi na mało znaczących szczegółach nie tylko przeszkadza i dezorientuje rolnika, ale także spowalnia proces administrowania wsparciem i jego przyznawania. Małe kroki w kierunku wyeliminowania zbędnej biurokracji na różnych etapach administrowania wsparciem mogą stać się znaczące dla zwiększenia prędkości rotacji całego mechanizmu wsparcia”.

W związku z tym w ubiegłym roku, w celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych, takiego samego znaczenia jak pisemne zapytanie nabrał telefon oceniającego do wnioskodawcy. Z wnioskodawcą kontaktuje się telefonicznie, kiedy zachodzi potrzeba wyjaśnienia modelu działania lub biznesowego projektu, prosi się przedstawić brakujące dokumenty lub wyjaśnić drobne rozbieżności.

Kolejną ważną poprawką, którą poparło również Ministerstwo Rolnictwa, która znacznie zmniejszyła obciążenia administracyjne i liczbę sankcji, które mają zostać zastosowane, było umożliwienie beneficjentowi nieubezpieczania inwestycji w wysokości do 10 000 euro. Zgodnie z większością środków PROW, ubezpieczenie jest obowiązkowe tylko dla posiadłości rejestrowanej. Po dokonaniu przeglądu i wyjaśnieniu kryteriów podziału posiadłości, zmniejszyła się liczba rozbieżności w podziale majątków, co doprowadziło również do zmniejszenia liczby wnioskodawców, którzy zostali poproszeni o dostarczenie dokumentów potwierdzających prawo do zarządzania posiadłością.

Szybkość, jakość, przejrzystość usług

Zarówno poprzez zmniejszenie obciążeń administracyjnych, jak i poprzez osiągnięcie innego priorytetowego celu NMA, jakim jest szybkie, jakościowe i przejrzyste świadczenie usług swoim klientom, NMA usprawnia swoje procedury robocze i stosuje podejście LEAN, które ma na celu przede wszystkim dostosowanie etapów oceny, administracji lub przyznawania wniosków składanych w ramach PROW. Na przykład NMA przywiązywała dużą wagę do poprawy jakości zapytań przygotowywanych przez administratorów: przeprowadzana jest kontrola jakości zapytań, opracowano standardowe sformułowanie pytań w celu skrócenia czasu przygotowania zapytań.

Rozwijając szybkość, jakość, przejrzystość świadczonych usług, szczególnie uzasadnione jest zaufanie do systemów informatycznych, zawartych w nich i przekazywanych danych. W 2021 r. poszukiwano rozwiązań ułatwiających identyfikację upraw, przechowywanie i administrowanie satelitarnych danych identyfikacyjnych. Opracowano zbiory danych NMA otwarte dla społeczności. Opublikowane otwarte dane mogą być wykorzystywane bez ograniczeń do celów komercyjnych i niekomercyjnych. Jest to kolejny krok w kierunku zwiększenia przejrzystości prac NMA.

Z biegiem czasu stało się jasne, że ręczne wypełnianie dokumentów papierowych, ręczne ich poprawianie, składanie do NMA tylko w trakcie pracy NMA i tylko w jednostkach NMA jest zaburzeniem sprawnego procesu administracyjnego, dlatego stwarza się coraz więcej możliwości elektronicznego składania dokumentów w ramach działań PROW.

„W 2021 r. ciężko pracowaliśmy nad wdrożeniem ważnych zapisów, które weszły w życie w Regulaminie Zarządzania Programem PROW od początku 2022 r., zobowiązując klientów NMA do składania wniosków, wniosków o płatność i sprawozdań wraz z niezbędnymi załącznikami wyłącznie drogą elektroniczną. Zmiany te są bardzo ważne, aby przyspieszyć proces administrowania wsparciem, zapewnienia bezpieczeństwa informacji, a przy stale zmieniającej się sytuacji pandemicznej w kraju, jest to również bezpieczny sposób dostarczania dokumentów, dbania o zdrowie własne i innych” — mówi A. Muzikevičius, szef NMA.

Zarówno klienci NMA, jak i pracownicy ocenili już korzyści płynące z dokumentów dostarczanych elektronicznie, nie jest to już dla nich nowością, więc NMA aktywnie ulepsza te metody pracy. Dąży się do tego, aby klientowi NMA dostarczyć jak najwięcej informacji na temat sposobu dostarczania dokumentów. Przez cały rok odbywały się szkolenia, transmisje na żywo z wypełniania wniosków i wniosków o płatność według najpopularniejszych narzędzi PROW — będą one realizowane jeszcze w tym roku. Klienci NMA po raz pierwszy uzyskali również dostęp do konsultacji za pośrednictwem platformy MS Teams.

NMA nie zatrzymuje się i nadal rozwija możliwości usług elektronicznych — przewiduje automatyzację i robotyzację niektórych procesów, „zatrudnianie” sztucznej inteligencji do doradzania klientom NMA, a także stworzenie zunifikowanego portalu e-usług — klienci będą zachęcani do korzystania z ujednoliconego systemu elektronicznego, który pomoże łatwiej zarządzać danymi, usprawniać procesy wsparcia.

Małe zmiany — wymowne wyniki

Na pierwszy rzut oka małe, ale znaczące zmiany ewoluują w wymowne ogólne wyniki NMA. Każdego roku klientom NMA przekazywana jest coraz wyższa całkowita kwota wsparcia, która w 2021 r. była rekordowo wysoka i wyniosła prawie 1 mld euro (w 2019 r. – 853 mln euro). Ważne jest również, aby pamiętać, że w 2021 r. wypłacono jeszcze więcej płatności w formie zaliczki, które przed kilkoma laty w ogóle nie były płacone — są to zaliczki na rzecz projektów w ramach działań PROW „Rolnictwo ekologiczne” oraz „Płatności dla obszarów z ograniczeniami naturalnymi lub innymi szczególnymi ograniczeniami”.

Zdaniem szefa NMA taka inicjatywa — wypłaty zaliczek na rzecz następujących grup wnioskodawców — obowiązuje tylko w kilku krajach Unii Europejskiej, ale obecnie odbywa się również na Litwie: „W tym roku po raz pierwszy wcześniej zaczęliśmy wypłacać jeszcze więcej świadczeń i udało nam się — wypłaciliśmy dodatkowe 82 mln euro, które rolnicy otrzymaliby w ramach poprzedniego systemu płatności dopiero w tym roku. Ponadto NMA stara się wypłacać pozostałą kwotę wsparcia co roku nie do dnia 30 czerwca następnego roku, jak przewidziano w regulaminie, ale do dnia 31 grudnia bieżącego roku, w związku z czym konta większości litewskich rolników zostały uzupełnione o fundusze wsparcia jeszcze przed końcem roku — dzięki temu wyprzedzamy wiele agencji płatniczych w innych krajach europejskich”.

W 2021 r. do NMA wpłynęło mniej skarg, które zmniejszyły się o prawie 70 proc., zmniejszenie zadłużenia wyniosło 78 proc., zmniejszenie liczby dochodzeń w sprawie poważnych naruszeń — 74 proc. i zmniejszenie liczby sporów sądowych — o 48 proc. Prowadzi to do wniosku, że system wsparcia rodzi mniej pytań, procedury administracyjne stają się jaśniejsze i jest więcej komunikacji.

„Po dokonaniu oceny efektywności operacyjnej NMA, korzyści płynących z podjętych środków, zgodnie z oczekiwaną polityką NMA, będziemy nadal dążyć nie tylko do spełnienia, ale także do przekroczenia oczekiwań naszych klientów. Bardzo się cieszymy, że nie tylko sami widzimy efekty naszej pracy, ale także otrzymujemy ocenę od naszych użytkowników: według przeprowadzonych badań 96 proc. partnerów społecznych pozytywnie ocenia nasze działania, 94 proc. wnioskodawców i beneficjentów jest zadowolonych z działalności i usług NMA, 92 proc. użytkowników usług pozytywnie ocenia jakość osobistej obsługi NMA” — udostępnia dane szef NMA A. Muzikevičius.

„Ufam mojemu zespołowi i wierzę, że aktywnie wzmacniając nasze relacje z klientami, zwiększając ich zaufanie do nas, z pewnością poradzimy sobie z wyzwaniami przyszłości i płynnie przejdziemy do okresu finansowego 2023-2027”.

Zam. 2459