W Samorządzie Rejonu Wileńskiego wdrażany jest elektroniczny system zarządzania dokumentami, którego wartość opiewa na 1,1 mln Lt. System wdraża firma „Blue Bridge Code“.
Poprzez doskonalenie wewnętrznego systemu zarządzania projekt ma na celu optymizację pracy Samorządu, zwiększenie jej wydajności. Projekt pozwoli na zwiększenie zdolności administracyjnych, zapewni jeszcze większą skuteczność pracy urzędu.
Samorząd do tej pory nie posiadał systemów zarządzania działalnością, finansami/informacji oraz dokumentami. Administracja Samorządu zatrudnia około 500 osób, toteż brak przedmiotowych systemów utrudniał efektywne wykorzystanie posiadanych potencjałów: dokumentacyjnego, kadrowego, materialnego i finansowego. Projekt ma na celu doskonalenie procesów działalności urzędu, szczególną uwagę zwracając na bardziej efektywne zarządzanie informacjami i dokumentami, optymizację wewnętrznych procesów i procedur, doskonalenie procesu podejmowania decyzji oraz systemu zarządzania finansami.
Bezpieczna infrastruktura, która jest budowana, zapewni wydajną współpracę Samorządu Rejonu Wileńskiego i gmin. Elektroniczny system zarządzania dokumentami jest niezbędny, ponieważ w chwili obecnej wszelkie informacje są przechowywane w formie papierowej. Istnieje ryzyko zagubienia danych w przypadku rotacji pracowników, pożaru, innych nieszczęśliwych wypadków. Bez systemu zarządzanie dokumentami jest niezwykle utrudnione.
W ramach projektu nabyto 2 serwery, 2 zasilacze UPS, inne urządzenia. W chwili obecnej trwają szkolenia (44 h), w trakcie których pracownicy są przygotowywani do pracy z wdrażanymi systemami elektronicznymi.
Na elektroniczny system zarządzania dokumentami Samorząd Rejonu Wileńskiego przeznaczył 161 tys Lt. Pozostała część środków pochodzi z funduszy strukturalnych UE.
W chwili obecnej w urzędzie dodatkowo są wdrażane systemy zarządzania działalnością i finansami.
Producentem wdrażanych w Samorządzie Rejonu Wileńskiego e-rozwiązań jest światowa korporacja EMC. Za wdrażanie odpowiedzialna jest firma „Blue Bridge Code“, która świadczy usługi z zakresu technologii zarządzania informacjami dla sektorów publicznego i prywatnego. Rozwiązania te pozwalają na łatwiejsze wyszukanie, analizę i przekazanie niezbędnych podmiotowi informacji. „Blue Bridge Code“ jest autoryzowanym partnerem ECM na Litwie upoważnionym do sprzedaży i wdrażania rozwiązań IT tego producenta.
EMC Corporation – amerykańska korporacja produkująca komputerowe systemy zarządzania i przechowywania danych. Roczne jej obroty sięgają 14 mld dolarów USA. W ciągu ostatnich 7 lat inwestycje EMC wyniosły ponad 9 mld dolarów USA, nabyła ona ponad 40 spółek. Korporacja zatrudnia 43 000 pracowników. Z rozwiązań producenta EMC korzystają takie firmy i urzędy, jak: Federalna Komisja Handlu (USA), Departament Zdrowia Publicznego miasta San Francisko, Oddział Rekrutacji Sił Zbrojnych USA, spółki zależne od The Boeing Company, inne.
Samorząd Rejonu Wileńskiego jest jedynym spośród 60 litewskich samorządów, który pracuje z rzeczonym e-systemem. Rozwiązania EMC są wdrożone jedynie na wileńskim lotnisku, w Ministerstwie Finansów Republiki Litewskiej oraz Urzędzie Celnym Republiki Litewskiej.