Celem projektu jest doskonalenie wewnętrznego administrowania oraz zarządzania działalnością administracji Samorządu Rejonu Wileńskiego. Projekt ma na celu optymalizację pracy Samorządu, zapewnienie efektywności działalności urzędu poprzez ulepszenie wewnętrznego system zarządzania.
Realizowany program pozwoli zapewnić efektywność działalności urzędu. Obecnie w Samorządzie nie są stosowane systemy zarządzania działalnością, dokumentami lub finansami. W urzędzie pracuje około 500 osób, dlatego wady systemów nie pozwalają na efektywne wykorzystanie zasobów materialnych, finansowych, dokumentacji czy personelu.
Projekt ma również na celu doskonalenie procesów działalności Samorządu, szczególna uwaga będzie poświęcona bardziej efektywnemu zarządzaniu przepływem informacji oraz dokumentacją, optymalizacji wewnętrznych procesów i operacji, doskonaleniu procesu podejmowania decyzji, systemowi zarządzania finansami itp.
W trakcie realizacji projektu będzie stworzona bezpieczna infrastruktura, która zapewni efektywne działanie systemów oraz efektywną wzajemną komunikację pomiędzy Samorządem a starostwami. Grupą docelową projektu są pracownicy administracji Samorządu oraz starostw. Wdrożenie nowego systemu stworzy narzędzia, dzięki którym wzrośnie wydajność pracowników oraz będzie udoskonalony przebieg procesów.
Wdrożenie systemu zarządzania finansami zapewni przejrzystą, dokładną i poprawną ewidencję dochodów, a także zarządzanie, korzystanie oraz dysponowanie mieniem Samorządu. Wdrożenie danego systemu pozwoli zapewnić skuteczne przejście do stosowania zasady kumulacji w rachunkowości zgodnie z najnowszymi standardami ewidencji sektora publicznego i finansowej sprawozdawczości.
Z kolei system zarządzania dokumentami jest niezbędny, ponieważ obecnie dokumenty oraz cała informacja, związana z ich zarządzaniem, przechowywane są w formie papierowej. W przypadku zmiany pracowników, pożaru lub podobnego nieszczęść istnieje ryzyko utraty dokumentów. Oprócz tego, zarządzanie przepływem informacji bez systemu jest bardzo skomplikowane. Odpowiedzialny pracownik powinien rejestrować dokumenty w papierowych zeszytach, zapewnić segregację dokumentów, kontrolować, by odpowiadano na nie w terminach itd. Istnieje duże prawdopodobieństwo popełniania błędów oraz spóźnionych odpowiedzi. Przewiduje się, iż po wdrożeniu systemu zostanie zapewnione bardziej efektywne zarządzanie przepływem dokumentów oraz informacji, zostaną udoskonalone wewnętrzne procesy i operacje.
System zarządzania działalnością jest niezbędny, ponieważ w chwili obecnej w celu optymalizacji działalności i zasobów Samorządu nie są stosowane żadne dodatkowe środki. System zarządzania działalnością ma dopomóc w rozwiązywaniu wielu istniejących problemów: zapewni kontrolę zarządzania projektami, zadaniami oraz planowaniem strategicznym, zoptymalizuje obciążenie personelu, pozwoli bardziej efektywnie rozdysponować zasoby personelu oraz zapewnić właściwe wykonanie zleceń.
Projekt finansowany jest na podstawie Programu Rozwoju Zasobów Ludzkich. Wartość projektu opiewa na 2,8 mln Lt. Umowę finansowania w dniu 25 lutego br. podpisali kanclerz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Evaldas Gustas, dyrektor Agencji Europejskiego Funduszu Socjalnego Povilas Česonis oraz dyrektor administracji Samorządu Rejonu Wileńskiego Lucyna Kotłowska.