Państwowa Inspekcja Ochrony Danych Republiki Litewskiej 29 stycznia zwróciła się do Związku Polaków na Litwie (ZPL) z prośbą o przekazanie szczegółowych odpowiedzi dot. zabezpieczeń danych w planowaną przez ZPL akcją społecznego spisu Polaków na Wileńszczyźnie.
Czytaj więcej: Inspekcja Ochrony Danych zwróci się do ZPL z prośbą o przedstawienie narzędzi ochrony danych
| Fotomontaż Ignacy Skrobia-Jaworski
Związek Polaków na Litwie odpowiedział — ale nie przedstawił wymaganych przez inspekcję dokumentów. W związku z tym instytucja wystosowała przewidziane przez prawo ostrzeżenie.
Związek Polaków na Litwie nie potwierdził, czy zamierza ostrzeżenie zaskarżyć do sądu. Ma na to 30 dni od wystosowania ostrzeżenia.
Czytaj więcej: Inspekcja Ochrony Danych zwróci się do ZPL z prośbą o przedstawienie narzędzi ochrony danych
Formalna prośba
Inspekcja poprosiła ZPL, aby ten przedstawił formularz spisu, ocenę wpływu na ochronę danych, informację o ochronie danych wobec uczestników, regulaminy dot. ochrony danych, rejestry przetwarzania danych.
W komunikacie zaznacza się, że jakiekolwiek dane osobowe mogą być przetwarzane tylko w zgodzie z europejskim prawem. W tym wypadku należy przede wszystkim uwzględnić RODO i inne ustawy krajowe.
Pochodzenie oraz tożsamość narodowa są uznawane za dane wrażliwe, przez to wymagają dodatkowych zabezpieczeń. Takie nie zostały przez Związek Polaków na Litwie określone. Regulamin uchwalony przez związek określa tylko zamiar przeprowadzenia spisu, terytorium, które spis obejmie oraz wzór ankiety.
Uchwała wobec danych obojętna
Jedyny zapis w uchwale, który dotyka tematu danych osobowych, to postanowienie końcowe.
„Administratorem informacji zawartych w ankietach będzie Związek Polaków na Litwie. Dobrowolny udział w ankiecie jest zarazem wyrażeniem zgody na zasady Społecznego Spisu Ludności Polskiej na Wileńszczyźnie zawarte w niniejszym Regulaminie” — czytamy w uchwale.
Czytaj więcej: Alternatywny spis w alternatywnej rzeczywistości, cz. 1: na czym polega spis ZPL-u?
Brakujące punkty
W regulaminie nie pojawia się zapis o tym, w jaki sposób mieszkaniec może ubiegać się o usunięcie danych z rejestru. Brakuje wskazania jednostek organizacyjnych wewnątrz związku, które będą przetwarzały dane. Nie ma tam także dodatkowych środków ochrony danych wrażliwych, których wymaga RODO.
„Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do
celów, w których dane te są przetwarzane” — czytamy w RODO.
„Dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy (…) z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą («ograniczenie przechowywania»)” — czytamy w europejskim ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych.
Prawna działalność
Inspekcja Ochrony Danych zwróciła się do Związku Polaków na Litwie wykonując obowiązki statutowe. Prośba o przekazanie dokumentów oparta była m.in. o 2 pkt art. 5 RODO.
„Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie («rozliczalność»)” — czytamy w RODO.
W komunikacie inspekcji zaznacza się, że prośba o udzielenie zgody na przetwarzanie danych musi być w przejrzysta i czytelna. Niedopuszczalne jest podawanie dodatkowej zbędnej informacji celem wprowadzenia zamieszania.
Administrator danych musi także wiedzieć, w jakim czasie została wydana zgoda i czy wydała ją osoba, której to dotyczy.
Informacja o przetwarzaniu danych musi także wyraźnie dawać do zrozumienia, że podmiot w każdej chwili może zażądać usunięcia swoich danych bez podania przyczyny i bez konsekwencji.
Czytaj więcej: Ministerstwo Sprawiedliwości bierze się za ustawę o mniejszościach narodowych
Odpowiedź przyszła, ale bez dokumentów
Związek Polaków na Litwie odpowiedział na prośbę inspekcji 2 lutego. W odpowiedzi zabrakło jednak wymaganych dokumentów. Jak zaznacza inspekcja, tworzy to podejrzenie, że Związek Polaków na Litwie nie przewidział środków ochrony danych osobowych. W związku z tym inspektoriat ma podstawy uznać, że dojdzie do naruszenia ustawy RODO.
Podkreślono też, że dokumenty i informacja muszą być podane do przewidzianego początku przetwarzania danych osobowych (czyli do rozpoczęcia spisu — przyp. red.). W innym przypadku Związek Polaków na Litwie inspekcja uzna za naruszający postanowienia RODO.
W związku z tym, Państwowa Inspekcja Danych Osobowych podjęła decyzję o wystosowaniu formalnego ostrzeżenia wobec Związku Polaków na Litwie. Ostrzeżenie można w ciągu miesiąca od wydania zaskarżyć do sądu.
Czytaj więcej: Mieszkańcy Litwy coraz lepiej rozumieją ochronę danych osobowych
Co na to ZPL?
Do ostrzeżenia wydanego przez inspekcję odniósł się prezes Związku Polaków na Litwie, Michał Mackiewicz. Zapytany przez dziennikarzy LRT o komunikat inspektoriatu, zapewnił o poszanowaniu wszelkich ustaw.
„Będziemy przeprowadzać, nie będziemy naruszać prawa. Zgodnie z prawem istniejącym na Litwie” — powiedział prezes ZPL.
Na pytanie o brakujące dokumenty Michał Mackiewicz odpowiedział, że Związek Polaków na Litwie przekaże dokumenty w późniejszym czasie.
„Jeśli nie przekazał, to przekaże” — skwitował.
Koordynator uspokaja
Do sytuacji odniósł się także koordynator spisu, Waldemar Urban. Zaznaczył, że zebrano już ok. tysiąca ankieterów. Podkreślił także, że ZPL współpracuje z Inspekcją Ochrony Danych i przedstawi wszelkie wymagane dokumenty w odpowiednim czasie.
„Mamy około tysiąca osób, mamy nadzieję, że ta liczba i zostanie” — podkreślił koordynator.
Na pytanie o to, dlaczego nie zostały dostarczone dokumenty wskazane przez inspekcję, m.in. formularzu ankiety, koordynator powiedział, że jeszcze ich nie mieli.
„Inspekcja zapytała ZPL, czy może otrzymać ankietę i inne dokumenty. Nie mieliśmy jej jeszcze fizycznie, to było rozważanie, nie mieliśmy co dostarczyć” — zaznaczył koordynator Urban.
Czytaj więcej: ZPL na Litwie organizuje swój społeczny spis polskiej mniejszości narodowej
Koniec za miesiąc lub dwa?
Ankieta akcji spisu została uchwalona wraz z regulaminem akcji 14 stycznia. Pełny tekst dokumentów jak i ankiety można znaleźć w uchwale Związku Polaków na Litwie. „Ankieta deklaracji narodowości polskiej mieszkańców Wileńszczyzny” jest podana w dwóch językach.
„Zapewniliśmy, że gdy będzie wszystko gotowe, wtedy przekażemy ankiety i wszystkie informacje” — zaznaczył koordynator Waldemar Urban.
„Nie mamy na celu konfliktu z inspekcją. Cieszymy się, że zwracają się. Jesteśmy sami zainteresowani, aby nie było żadnych naruszeń” — zapewnił Urban podkreślając, że spis będzie przeprowadzany w zgodzie z prawem, także tym unijnym.
„Zaczęło się wszystko 15 stycznia, ale to bardzo duża praca, znaleźć ludzi, dobrowolców (ochotników — przyp. red.), ankiety wydrukować. To jest kilka tysięcy ankiet. Nie mamy na celu i nie mieliśmy zrobić równolegle z ankietą urzędu statystycznego do 28 lutego. Możemy zacząć fizycznie teraz i skończyć za miesiąc lub dwa” — mówił w LRT Waldemar Urban.
„Ważne jest, że pandemia nas ogranicza, ankieterzy nie mogą iść po domach i proponować wypełnienie ankiety” — podkreślił zaznaczając, że spis może przyspieszyć gdy zostaną zdjęte obostrzenia.
Czytaj więcej: Spis ludności w języku ojczystym? Nie, ale są przetłumaczone pytania
Na podst.: VDAI, RODO, ZPL, LRT, własne